Estabelece diretrizes para a realização de eventos no Campus Chapecó da Universidade Federal da Fronteira Sul.
A Direção do Campus Chapecó da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), em conformidade com a RESOLUÇÃO Nº 7/CONSUNI/CAPGP/UFFS/2018 e as atribuições conferidas pela PORTARIA Nº 233/GR/UFFS/2018,
RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer as diretrizes e procedimentos para a realização de eventos no Campus Chapecó, Universidade Federal da Fronteira Sul.
Art. 2º O Setor de Eventos, vinculado à Assessoria de Gestão, Administração e Serviços na Coordenação Administrativa do Campus Chapecó, tem como finalidade o apoio técnico, assessoramento e empréstimo de materiais para a realização de eventos:
I. Eventos institucionais acadêmicos do Campus Chapecó: ensino, pesquisa, inovação, extensão e/ou cultura;
II. Eventos não institucionais: com relação direta com as atividades institucionais do Campus Chapecó.
§ 1º Para eventos não institucionais, é imprescindível a designação de um servidor da UFFS para a reserva de espaços dentro da instituição e para a solicitação do empréstimo de materiais.
§ 2º Para eventos não institucionais, será celebrado Termo de Cessão de Uso do espaço, atribuindo responsabilidades ao cessionário, o qual deverá manifestar por escrito a indicação do responsável que lhe representará e assumirá as atividades de realização que envolverão o(s) evento(s):
Art. 3º São locais passíveis de realização de eventos:
I. Auditórios;
II. Salas de aula;
III. Saguão do prédio da biblioteca;
IV. Espaço entre os blocos A e B.
V. Vias de circulação.
VI. Estacionamentos.
VII. Praça central e gramados.
Parágrafo único: A capacidade limite de cada auditório é: Auditório A, 136 pessoas sentadas; Auditório B, 167 pessoas sentadas; Auditório Profa. Dra. Jeane Barros de Souza, 300 pessoas sentadas; Auditório Bloco dos Professores, 92 pessoas sentadas;
Art. 4º A agenda de eventos deverá obedecer a seguinte ordem de prioridade:
I. Eventos Institucionais Acadêmicos com caráter de: ensino, pesquisa, inovação, extensão e/ou cultura;
II. Eventos não institucionais: que possuam relação direta com as atividades da instituição;
Art. 5º Compete ao Setor de Eventos:
I. Gerenciar a agenda de eventos do Campus;
II. Organizar a estrutura pré-existente no espaço reservado (instalar e montar equipamentos como caixas de som, microfones, projetores, mesas, cadeiras, mastro de bandeiras e púlpito) nos auditórios;
III. Coordenar ensaios e cerimônias de formatura durante o horário de trabalho dos servidores, observando a prática dos protocolos;
IV. Emprestar materiais para eventos, restrito a servidores e acadêmicos da instituição, mediante assinatura do termo de empréstimo e responsabilidade;
§ 1º O empréstimo está condicionado à disponibilidade do material solicitado.
§ 2º Para eventos que não ocorrem nos auditórios, a responsabilidade de retirar e instalar os equipamentos é dos organizadores dos eventos, que devem seguir o tutorial de uso dos mesmos.
Art. 6º Compete ao Organizador do evento:
I. Formalizar o pedido de reserva de espaço, por meio do preenchimento completo do formulário (https://forms.gle/o2uFcLu86uTCzj7A7), utilizando o e-mail institucional, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.
II. Respeitar a capacidade e limite de pessoas do espaço a ser realizado o evento, bem como o limite predial para não haver superlotação implicando em riscos a circulação, acessibilidade e evacuação;
III. Formalizar o pedido de empréstimo de bens necessários para o evento e retirá-los na sala da Assessoria de Eventos, mediante a termo de empréstimo e responsabilidade assinado;
IV. Zelar pelos bens seguindo o protocolo de uso de cada equipamento e devolvê-los na integridade e funcionalidade da qual o recebeu;
V. Tratar com a empresa cessionária do Restaurante Universitário sobre as demandas de refeição, aquisição e a retirada prévia dos bilhetes para o almoço.
a) Para abertura excepcional do Restaurante Universitário em dias não letivos, o número mínimo de refeições confirmadas deverá ser de 80 pessoas.
VI. Zelar pela conservação do patrimônio público e o bom andamento das atividades no interior da Universidade, garantindo para que não ocorram interferências nas ações de caráter regular da Instituição.
VII. Dar conhecimento à ASSINFR-CH e a ASSGAS-CH sobre a agenda de eventos para providências quanto a:
a) Garantir o fornecimento de água potável e o tratamento de efluentes, bem como o sobreaviso de manutenção elétrica em caso de quedas de energia ou parada de equipamentos dos quadros de comando elétricos da rede de média ou baixa tensão.
b) Fornecer lixeiras nas cores e quantitativos necessários, de acordo com o tamanho do evento, bem como (se possível) uma fala do responsável pela gestão ambiental, conscientizando sobre a importância de separar os resíduos.
c) Monitorar os locais de carga, descarga e estacionamentos de ônibus e vans durante o evento.
VIII. Comunicar a Direção do Campus sobre as situações adversas.
VIX. Respeitar as saídas de emergência e circulação de acessibilidade.
X. Não instalar ou permitir quaisquer fontes de ignição, gás, fogos e sinalizadores, equipamentos com alta demanda de energia ou que causem aquecimento de superfícies, tampouco materiais de fácil combustão.
XI Não usar forros em tecido que possam obstruir ventilações ou cobrir iluminação de emergência ou emitir gases tóxicos em caso de indesejada combustão.
VI. Ao final da atividade, conferir se todos os equipamentos estão desligados e desconectados das tomadas, e que o ambiente esteja organizado.
Art. 7º O prazo de devolução de materiais emprestados é de 01 (um) dia útil após a realização do evento.
Parágrafo único: a devolução deve ser feita ao setor de eventos mediante a conferência e o ateste de devolução do bem.
Art. 8º Danos aos bens durante o empréstimo, assim como a não devolução, são de responsabilidade do requerente e serão ressarcidos pelo mesmo à instituição conforme o disposto na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 59/PROAD/UFFS/2025.
Art. 9º Cartazes, banners e materiais de divulgação poderão ser fixados somente nos murais disponíveis nos prédios, para evitar danos à estrutura física.
§ 1º Fica vedada a fixação de quaisquer materiais fora dos murais.
§ 2º Após o evento, o organizador deverá remover os materiais de divulgação dos murais.
Art. 10º Fica vedada a realização de coffee-break no interior do Auditório do Bloco C.
Art. 11º A UFFS não se responsabiliza por quaisquer danos materiais, pessoais ou patrimoniais decorrentes do descumprimento ou inobservância das normas institucionais, eximindo-se de quaisquer responsabilidades perante terceiros.
Art. 12º Os casos omissos serão resolvidos pela Coordenação Administrativa e a Direção do Campus Chapecó.
Art. 13º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/CCH/UFFS/2024.